4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working
ในปัจจุบัน พื้นที่สำนักงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วไปสู่ความทันสมัยมากยิ่งขึ้น โดยออฟฟิศในปัจจุบันต่างก็มองหาที่จะปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยเทรนด์รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปที่เน้นการทำงานร่วมกันในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น หรือรูปแบบที่เรียกว่า Activity-Based Working ส่งผลให้การออกแบบพื้นที่สำนักงานได้เปลี่ยนไปเป็นการปรับพื้นที่ทำงานร่วมกัน (Shared Workspaces)
จากการศึกษาพบว่า องค์กรสามารถปรับลดการใช้พื้นที่สำนักงานโดยรวมได้มากถึง 30% จากการใช้พื้นที่ทำงานร่วมกัน แต่การไม่มีโต๊ะทำงานประจำก็นำมาสู่ถึงความท้าทายเช่นเดียวกัน เพราะจำเป็นที่จะต้องมีระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์เข้ามาเสริมและจัดการเพื่อให้ง่ายต่อพนักงานในการหาโต๊ะทำงาน จองโต๊ะทำงาน หรือแม้แต่การหาตำแหน่งโต๊ะของเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น
วันนี้ทีมงาน Co Desk อยากพาทุกท่านไปพบกับ 4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับออฟฟิศที่ต้องการจะเริ่มปรับเป็นการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working
1. บริหารพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบจองโต๊ะ Hot Desk
เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่คุณจำเป็นที่จะพิจารณาถึงระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่ทำให้พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ โดยก่อนเลือกระบบมาใช้ภายในบริษัท คุณควรที่จะต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ก่อน ไม่ว่าจะเป็น การใช้งานผ่านหลากหลายอุปกรณ์ของระบบ เช่น สามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือได้หรือไม่ หรือว่าจะต้องใช้โน้ตบุ๊คในการใช้งานอย่างเดียวเป็นต้น ระบบนี้จำเป็นที่จะต้องมีระบบนำทางภายในบริษัท (Indoor Navigation) หรือไม่? โต๊ะทำงานส่วนกลางที่องค์กรจัดสรรไว้ให้ สามารถจองล่วงหน้าหรือว่าจองจากหน้าจอขนาดเล็กตรงโต๊ะทำงาน เป็นต้น
ก่อนที่จะเริ่มมองหาระบบจองโต๊ะ คุณควรที่จะต้องชัดเจนถึงความต้องการของพนักงานในออฟฟิศของคุณเสียก่อน ซึ่งบางออฟฟิศ การจองการใช้งานผ่านทาง Calendar ในระบบอีเมลอาจจะเพียงพอแล้ว แต่ในบางออฟฟิศ การที่นำระบบระดับองค์กรมาใช้ พร้อมกับหน้าจออุปกรณ์ต่างๆ อาจจะเป็นเรื่องที่จำเป็นก็ได้ ในปัจจุบัน ระบบจองพื้นที่ทำงานส่วนกลางมีให้เลือกสรรมากมาย ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเลือกให้เหมาะกับรูปแบบของออฟฟิศของคุณ แต่อย่าลืมที่จะมองเผื่อในอนาคตไว้ด้วย หากมีการขยายพื้นที่ทำงานส่วนกลาง
ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลางของ CO Desk นั้นทำงานผ่านการเชื่อมต่ออัตโนมัติเข้ากับปฏิทินในระบบอีเมลของออฟฟิศของคุณ ซึ่งมาพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่ พร้อมด้วยแผนที่ ที่จะช่วยให้คุณสามารถ หาตำแหน่งที่ว่าง จองโต๊ะที่ต้องการ หรือแม้กระทั่งหาตำแหน่งเพื่อนของร่วมงานคนอื่นๆก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยระบบยังสามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือ ทำให้การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางในออฟฟิศทำได้จากที่ใด เวลาใดก็ได้
2. ชีวิตง่ายขึ้นด้วยเทคโนโลยี Internet of Things (IoT) และ Sensors
นอกจากระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การใช้งานทุกอย่างง่ายดายแล้วนั้น เราสามารถต่อยอดความอัจฉริยะของระบบได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการเชื่อมต่อกับเซนเซอร์ต่างๆได้ เช่น การนำเซนเซอร์มาเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟในแต่ละโต๊ะทำงาน โดยมีหลักการทำงานคือ ในกรณีที่พนักงานได้ทำการเช็คอินเพื่อยืนยันการใช้งานโต๊ะ Hot Desk จากนั้นระบบจะทำงานเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟ ทำให้พนักงานชาร์จโน้ตบุ๊คหรือโทรศัพท์มือถือได้ เป็นต้น
3. อุปกรณ์หน้าจอขนาดเล็กที่มาพร้อมความสามารถล้นเหลือ
นอกจากระบบที่มีประสิทธิภาพพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่แล้ว ออฟฟิศที่ปรับรูปแบบการทำงานภายในเป็นแบบ Activity-Based Working ยังต้องการความยืดหยุ่นที่มากขึ้นกว่าเดิม โดยการใช้หน้าจอ (Panel) ขนาดเล็กนี้ติดไว้บนโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) ทุกโต๊ะ ซึ่งทำหน้าที่เพื่อบอกสถานะของโต๊ะนี้ว่าว่างหรือไม่ว่าง นอกจากนี้เรายังสามารถเข้าใช้งานโต๊ะนั้นๆได้อย่างง่ายดายได้อีกด้วย
ในกรณีที่ผู้จองโต๊ะทำการจองเข้ามา แต่ไม่ได้เข้ามายืนยันการใช้งานผ่านระบบในระยะเวลาที่กำหนด อุปกรณ์นี้สามารถตรวจสอบและทำการปล่อยสถานะให้เป็นว่างได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย ซึ่งโดยทั่วไปอุปกรณ์นี้จะรองรับการใช้งานผ่านเทคโนโลยี RFID ผ่านบัตรพนักงานเพื่อใช้ในการยืนยันตัวบุคคล ทำให้การเข้าใช้งานโต๊ะทำงานสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
4. ปรับปรุงพื้นที่สำนักงานด้วยตัวเลขรายงานการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ
ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา หลายออฟฟิศให้ความสนใจในการนำเทคโนโลยี หรือระบบต่างๆ เพื่อมาเก็บตัวเลขการใช้งานพื้นที่ต่างๆเช่น ห้องประชุม โต๊ะทำงานส่วนกลาง(Hot Desk) มาเพื่อสังเกตพฤติกรรมการใช้พื้นที่สำนักงานของพนักงาน และนำไปวางแผนปรับปรุงพื้นที่ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จากระบบตรงนี้จะช่วยให้เราไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป ทำให้ทิศทางของการปรับปรุงพื้นที่เป็นไปได้อย่างถุกต้องมากยิ่งขึ้น
จากข้อมูลที่ได้ จะทำให้องค์กรสามารถวิเคราะห์สถิติการใช้งานในแต่ละช่วงเวลาได้ ทำให้ทราบถึงขนาดพื้นที่ส่วนกลางที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ซึ่งอาจส่งผลทำให้ออฟฟิศสามารถลดการเช่าพื้นที่สำนักงานลงได้จากการปรับรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงการใช้ระบบที่สามารถเก็บข้อมูลการใช้งานได้อย่างละเอียด เป็นต้น
จาก 4 เทคโนโลยีที่กล่าวมาข้างต้น ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง CO Desk สามารถตอบโจทย์ได้อย่างครบถ้วน ทำให้การทำงานในรูปแบบใหม่ในออฟฟิศเป็นไปอย่างมีระบบและช่วยส่งเสริมให้พนักงานมี Productivity ที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย หากบริษัทใดสนใจที่จะนำระบบ CO Desk ไปใช้บริหารจัดการพื้นที่สำนักงานในออฟฟิศของคุณ สามารถติดต่อเพื่อนำเสนอโซลูชันได้เลยครับ
