6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่ช่วยให้ออฟฟิศของคุณดีขึ้นได้
Hot Desk แนวคิดการจัดพื้นที่รูปแบบใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้นในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนแนวความคิดจากแต่เดิมที่มีโต๊ะประจำให้กับพนักงานแต่ละคน เปลี่ยนมาเป็นพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ท่ามกลางอัตราค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน นับวันจะมีอัตราที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้ทำให้ธุรกิจปัจจุบันกำลังปรับองค์กรให้ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นแก่พนักงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้มากขึ้น ทำให้องค์กรจะไม่ต้องมีพื้นที่ที่สูญเปล่าอีกต่อไป
ด้วยรูปแบบนี้ วัฒนธรรมในองค์กรจะเปลี่ยนแปลงไป เมื่อพนักงานแต่ละคนสามารถมาทำงานโดยนั่งที่ว่างที่ไหนก็ได้ จากแต่เดิมนั่งโต๊ะประจำ ที่ถูกล้อมรอบด้วยคนเดิมๆ เปลี่ยนมาเป็นการทำงานพบปะข้ามสายงาน ทำให้ความสัมพันธ์ของคนในองค์กรดีขึ้น และมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากยิ่งขึ้น
โดยจุดเริ่มต้นรูปแบบการทำงานแบบ Hot Desk จะเกิดขึ้นในธุรกิจที่เริ่มมีการนำเรื่องของ BYOD (Bring your own device) มาใช้ เช่นการเปลี่ยนมาให้พนักงานใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คมากยิ่งขึ้น ทำให้ความจำเป็นที่จะต้องใช้โต๊ะประจำน้อยลง และนี่คือ 6 ประโยชน์ของการนำแนวคิด Hot Desk มาปรับใช้ในองค์กรของคุณ
1. ลดความยุ่งเหยิงบนโต๊ะทำงาน
บ่อยครั้งที่เรามักจะปล่อยให้โต๊ะทำงานของเราเต็มไปด้วยสิ่งของต่างๆมากมายบนโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นแก้วกาแฟ หรือกองกระดาษ หรือสิ่งของเล็กๆน้อยๆมากมาย เป็นต้น ทำให้โต๊ะทำงานของเรารกได้อย่างรวดเร็ว
Hot Desk จะช่วยให้พนักงานในองค์กรเป็นระเบียบและใช้แต่ของที่จำเป็นมากขึ้น เพราะเราไม่สามารถนำของส่วนตัวว่าไว้บนโต๊ะได้อีกต่อไป ผลลัพธ์คือทำให้พื้นที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
2. ได้รู้จักเพื่อนใหม่ๆ
การนั่งทำงานอยู่ที่เดิมในทุกๆวัน รอบล้อมด้วยเพื่อนที่ทำงานคนเดิม อาจจะไม่ได้เป็นแนวทางที่ทุกคนต้องการ ด้วยรูปแบบ Hot Desk จะช่วยส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่นๆมากยิ่งขึ้น นอกจากงานประจำปีที่จัดแค่ปีละครั้ง และเปิดโอกาสใหม่ๆให้เรียนรู้ทักษะของคนอื่นๆได้อีกด้วย
3. เป็นเจ้าของสภาพแวดล้อมของคุณ
เมื่อความสุขของพนักงาน คือหลักสำคัญของความ Productivity ถ้าพนักงานในองค์กรมีความสุข มองโลกในแง่ดี มีแนวโน้มที่จะส่งผลดีต่อวันทำงานของพนักงานเช่นเดียวกัน
แต่พนักงานแต่ะละคนต้องการไม่เหมือนกันที่จะทำให้ตัวเองมีความสุข ถึงแม้ว่าการงานทำนอกออฟฟิศ อาจจะดูเป็นเรื่องยาก แต่เพื่อเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน การที่ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้เป็นเรื่องที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง
ซึ่งมันหมายถึง พนักงานสามารถเลือกสถาพแวดล้อมการทำงานของตัวเองได้อีกด้วย บางคน อาจจะชอบบรรยากาศที่ได้มีการพูดคุย บางคนอาจจะชอบอยู่คนเดียวแบบสงบมากกว่านี้
ด้วยระบบ Hot Desk คุณสามารถเลือกสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะกับคุณที่จะทำให้คุณมี Productivity มากที่สุด
4. ปรับปรุงออฟฟิศให้ทันสมัยยิ่งขึ้น
ถึงแม้ว่าการจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot desk จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในพื้นที่ไหนก็ได้ในออฟฟิศ แต่ที่สำคัญเลยคือ ประสบการณ์การทำงานของพนักงานยังคงต้องเหมือนเดิม
เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ องค์กรควรที่จะปรับเปลี่ยนระบบการทำงานภายในเป็นในรูปแบบ On-Cloud มากขึ้น เพื่อให้พนักงานเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ เช่น การเข้าร่วม Meeting หรือคุยงานกับเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น
5. ประหยัดค่าใช้จ่าย
รูปแบบการจัดพื้นที่ทำงานแบบเดิมๆโดยทั่วไปจะจัดสรรโต๊ะให้กับพนักงานแต่ละคนได้ทำงาน ซึ่งพื้นที่ส่วนนั้นสูญเปล่าทันทีเมื่อพนักงานคนนั้นกลับบ้าน หรือว่าลา
Hot Desk เลยเข้ามาช่วยทำให้ธุรกิจสามารลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นออก เนื่องจากว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กร ที่จะต้องใช้โต๊ะประจำในทุกๆวัน ซึ่งไม่ใช่แค่ช่วยลดค่าอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์สำนักงานต่างๆ แต่ยังช่วยให้องค์กรลดขนาดพื้นที่ทำงานลง แต่ยังสามารถคงความ Productive ไว้ได้เหมือนเดิม
6. เพิ่มความอิสระให้กับพนักงาน
การจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot Desk นั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรส่งผลอย่างมากต่อการทำงาน พนักงานสามารถเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวันได้ ทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น สามารถทำงานจากระยะไกลได้ ด้วยการจัดพื้นที่การทำงานแบบนี้ ทำให้โต๊ะทำงานไม่ต้องผูกติดกับพนักงานอีกต่อไป
