"Hybrid Office" คืออะไร? ทำความรู้จักนิยามออฟฟิศรูปแบบใหม่ในยุค COVID-19
จากการแพร่ระบาดของ COVID-19 ส่งผลกระทบอย่างมากในเรื่องของพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศ เช่น การจัดโต๊ะทำงานที่ต้องเว้นระยะห่างมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์ในเรื่องของ Social Distancing รวมไปถึงรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปส่งผลทำให้ออฟฟิศกลายมาเป็น “Hybrid Office” มากยิ่งขึ้นในปัจจุบันรวมถึงในอนาคตระยะยาวอีกด้วย
บทความนี้จะชวนทุกคนมาทำความรู้จักกับ “Hybrid Office” ว่าคืออะไร มีข้อดีอย่างไร และทำไมองค์กรของคุณควรปรับเปลี่ยนไปในรูปแบบนี้
Hybrid Office คืออะไร?
Hybrid Office คือ รูปแบบออฟฟิศที่พนักงานบางส่วนทำงานจากที่ออฟฟิศ บางส่วนทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นๆ โดยพนักงานมีอิสระในการเลือกเวลาและสถานที่ในการทำงานได้ด้วยตัวเอง โดยขึ้นอยู่กับลักษณะประเภทของงานด้วยเช่นกัน เช่น แผนกบัญชีหรือกฎหมาย อาจจะต้องทำงานจากที่ออฟฟิศแบบ Full-time เพื่อเรียกดูเอกสารมากมาย แต่ในขณะเดียวกัน แผนก Sales & Marketing อาจจะเข้าออฟฟิศเป็นบางเวลา เป็นต้น
COVID-19 และ Hybrid Office
นับตั้งแต่มีการระบาดของโรค COVID-19 เมื่อต้นปี 2020 ที่ผ่านมา บริษัทต่างๆจำเป็นที่จะต้องปรับตัวเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ ซึ่งจากการ Lockdown การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและเห็นได้ชัดเจนที่สุด คือ การที่องค์กรให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) แต่เมื่อข้อจำกัดหลายๆอย่างได้ผ่อนคลายมากขึ้น ปัจจุบันก็เริ่มมีการกลับเข้ามางานที่ออฟฟิศบางส่วน
หากมองในระยะยาว Hybrid Office อาจจะกลายเป็น Next Normal ในอนาคต หลายองค์กรจะมีการพิจารณาและออกนโยบาย Work From Home มากยิ่งขึ้นในปี 2022 เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานออฟฟิศและการทำงานจากที่บ้านได้มากที่สุด
3 สิ่งที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น “Hybrid Office” อย่างถูกต้อง
1. จัดเตรียมนโยบายสำหรับ Hybrid Office
เริ่มต้นร่างนโยบายหรือแนวทางการทำงานในรูปแบบ Hybrid Office เพื่อสื่อสารไปยังพนักงานได้อย่างชัดเจน โดยในนโยบายควรจะประกอบไปด้วยหัวข้อต่างๆเหล่านี้
– กำหนดให้นโยบายให้ชัดเจนว่าใช้กับแผนกใดบ้างที่สามารถทำได้และแผนกใดที่ไม่สามารถทำได้
– กำหนดแนวทางการทำงานให้กับพนักงานชัดเจน อย่างเช่น พนักงานที่ทำงานแบบ Remote Working จำเป็นที่จะต้องเข้าออฟฟิศมากน้อยแค่ไหน นโยบายจำเป็นที่จะต้องกำหนดเป็นรายบุคคลหรือไม่? หรือจะมอบหมายให้หัวหน้าของแต่ละแผนกเป็นผู้จัดการ เวลาในการทำงานของการ Remote Working เริ่มตั้งแต่กี่โมงเป็นต้นไป สิ่งต่างๆเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานเห็นภาพรวมและรู้กฎระเบียบมากยิ่งขึ้น
– จัดเตรียมในเรื่องของอุปกรณ์หรือสิ่งอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงาน เช่น การ Remote เข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์สามารถนำกลับบ้านได้หรือไม่? ช่องทางสื่อสาร VDO Conference เป็นต้น
2. ปรับผังพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศ
เมื่อมีพนักงานบางส่วนสามารถทำงานจากที่บ้าน องค์กรสามารถใช้โอกาสนี้ประเมินเรื่องความต้องการของพื้นที่ รวมถึงสามารถปรับลดพื้นที่โต๊ะทำงานประจำลงได้ และสามารถเพิ่มเป็นพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) โดยเว้นระยะห่างโต๊ะทำงานเพื่อให้ตอบโจทย์ในเรื่องของ Social Distancing และรองรับการเข้ามาทำงานออฟฟิศบางวันของพนักงาน
โดยนิยามในออฟฟิศในอนาคตจะเป็นพื้นทื่สำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration) มากยิ่งขึ้น ดังนั้นองค์กรควรจะพิจารณาว่ามีพื้นที่ที่ตอบโจทย์กับการทำงานของพนักงานเพียงพอแล้วหรือไม่
3. ลงทุนในเรื่องของเทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆ
การกำหนดนโยบายการทำงานแบบ Hybrid Working พร้อมกับผังที่นั่งให้เป็นโต๊ะส่วนกลางมากยิ่งขึ้นนั้น องค์กรสามารถลงทุนในเรื่องของการนำระบบบริหารพื้นที่ทำงาน (Workplace Management System) อย่างเช่น ระบบ Co Desk เป็นต้น ระบบที่จะช่วยทำให้องค์กรสามารถโต๊ะทำงานส่วนกลางได้อย่างเป็นระบบ พนักงานที่จะเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ สามารถจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าได้อย่างง่ายดายผ่านมือถือ รวมถึงผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบ 14 วันย้อนหลังได้หากพบผู้ติดเชื้อภายในออฟฟิศ ทำให้การสื่อสารหรือการป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ปลอดภัย รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
เทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆเหล่านี้จะช่วยส่งผลคุ้มค่าให้กับองค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ทำให้องค์กรสามารถบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงรองรับรูปแบบออฟฟิศหรือการทำงานใหม่ๆในอนาคตอีกด้วย
ประโยชน์ของการทำ Hybrid Office
การปรับออฟฟิศในรูปแบบ Hybrid Office มีประโยชน์มากมายทั้งพนักงานและองค์กร ดังนี้
1. Productivity สูงขึ้น
การทำงานจากที่บ้านเมื่อมีสิ่งรบกวนจากสถานที่ทำงานน้อยลงส่งผลทำให้สามารถโฟกัสงานได้ดียิ่งขึ้น และสดชื่นจากการพักเบรคมากยิ่งขึ้น
2. ความเครียดลดน้อยลง
จากการทำงานที่บ้านสลับกับการทำงานที่ออฟฟิศในบางเวลา ส่งผลทำให้พนักงานมีความเครียดน้อยลง จากการลดเวลาการเดินทาง ความวุ่นวายจากการจราจร เป็นต้น
3. ประหยัดค่าใช้จ่าย
Hybrid Office ส่งผลทำให้พนักงานสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายจากการเดินทาง รวมถึงองค์กรก็สามารถประหยัดจากค่าใช้จ่ายต่างๆสำหรับพนักงานลงได้
อนาคตของ Hybrid Office
ปัจจุบันในปี 2021 เรายังอยู่ในช่วงการ Transition หรือการเปลี่ยนผ่านจากเดิมที่จะเป็นการทำงานในรูปแบบ “Office-based” กลายมาเป็น “Hybrid Working” มากยิ่งขึ้น เมื่อสถานการณ์ต่างๆดีขึ้น ตัวเลขผู้ติดเชื้อ COVID-19 เริ่มลดลง หลายองค์กรจะเริ่มมีการปรับตัวมากยิ่งขึ้น ซึ่งในระหว่างนี้หลายองค์กรกำลังอยู่ในช่วงการวางแผน รวมถึงกำหนดนโยบายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป รวมถึงสถานที่ทำงานของพนักงานที่ในอนาคตจะไม่ได้มีเพียงแค่ออฟฟิศเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป เป้าหมายมุ่งสู่ New Normal ครั้งใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือองค์กร เป็นต้น
Co Desk ระบบริหารพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศของคุณที่ตอบโจทย์ Hybrid Office รูปแบบออฟฟิศสมัยใหม่ในยุค New Normal สำหรับองค์กรใดที่สนใจต้องการนำเทคโนโลยีมาช่วยบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Facebook : Co Desk Workplace
