ไขข้อสงสัย! “Hybrid Working” คืออะไร? สรุปครบ จบในที่เดียว
ในช่วงเกือบสองปีที่ผ่านมาสถานการณ์แพร่ระบาด COVID-19 ได้ส่งผลกระทบต่อการใช้ชีวิตประจำวันของผู้คนในหลากหลายด้าน โดยเฉพาะวิถีชีวิตในโลกการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างมากทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
จากเดิมออฟฟิศเป็นสถานที่ทำงานในทุกวันของใครหลายๆคน แต่ปัจจุบันสามารถทำงานได้จากหลากหลายแห่ง จึงเกิดเป็นเทรนด์การทำงานรูปแบบ Hybrid Working ที่กำลังได้รับความนิยมทั้งในไทยและต่างประเทศ แต่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ล้วนมาพร้อมกับความท้าทาย และไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด
‘Hybrid Working’ คืออะไร?
ภาพจาก CBRE, Global
Hybrid Working คือ รูปแบบการทำงานที่พนักงานสามารถเลือกทำงานได้ทั้งจากออฟฟิศ บ้าน Satelllite Office หรือจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) แทนที่การทำงานจะอยู่ในออฟฟิศเพียงแห่งเดียวเหมือนเมื่อก่อน เพื่อให้อิสระกับพนักงานได้มีทางเลือกในการทำงานมากขึ้น และเกิด Productivity สูงที่สุดภายใต้ นโยบาย Flexible Working Policy
ทำไม Hybrid Working ถึงได้รับความนิยม?
ภาพจาก Live by Asseco
บริษัทชั้นนำมากมายในต่างประเทศ อย่างเช่น Google, Dropbox, Uber หรือ Facebook ได้เริ่มปรับตัวมาเป็น Hybrid Working กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งองค์กรต่างๆในประเทศไทยเทรนด์นี้กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆเช่นเดียวกัน
แต่เมื่อเกิดการระบาด COVID-19 พนักงานทุกคนถูกบังคับให้ทำงานจากที่บ้าน เหลือเพียงคนที่จำเป็นต้องทำงานหลักในออฟฟิศ ซึ่งพิสูจน์ให้หลายองค์กรเห็นภาพมากยิ่งขึ้นว่า แผนกใดสามารถทำงานแบบ Remote Working ได้ หรือแผนกใดสามารถทำงานจากที่บ้านในบางวัน
ซึ่งการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) นั้นก็มีข้อดีอยู่หลายส่วน หลายองค์กรจึงหันมาพิจารณาปรับรูปแบบ Hybrid Working มากยิ่งขึ้น โดยดึงจุดเด่นของทั้งการทำงานจากที่บ้านและออฟฟิศเข้าด้วยกันออฟฟิศจะกลายเป็นสถานที่สำคัญสำหรับการทำงานร่วมกัน การประชุมร่วมกันระหว่างแผนก หรือการวางแผนงานต่างๆที่ต้องการไอเดียที่หลากหลาย เป็นต้น
องค์กรต่างๆ ได้เริ่มวางแผนกลยุทธ์แบบ Hybrid Working ทั้งในระยะสั้น อย่างเช่น การวางแผนในการกลับเข้ามาทำงาน (Return to Work) และสำหรับระยะยาวที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานและสอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน
รูปแบบของการทำงานแบบ Hybrid
การทำงานแบบ Hybrid Working มีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับเป้าหมายของแต่ละองค์กร เราจึงนำตัวอย่างรูปแบบการทำงานบางส่วนที่พบบ่อยที่สุด
1. พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน
ในบางองค์กร พนักงานนั้นมีอิสระในการตัดสินใจสำหรับการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศเมื่อใดก็ได้
เมื่อมีการทำงานในลักษณะนี้ทำให้องค์กรนั้นสามารถลดพื้นที่โต๊ะทำงานประจำลงแล้วเปลี่ยนมาเป็นโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น ( Hot Desk ) เพื่อให้พนักงานสามารถที่จะเลือกสถานที่ทำงานได้อย่างอิสระ และเป็นการช่วยลดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้เปลี่ยนไปทำอย่างอื่นได้
กลยุทธ์นี้ใช้ได้ผลดีหากพนักงานนั้นมีระบบที่สามารถจองโต๊ะในวันที่ต้องการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ ทำให้สามารถจองโต๊ะส่วนกลางเป็นไปอย่างมีระบบ ในขณะที่ด้านผู้ดูแลระบบ สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกของการใช้งานเพื่อดูว่าใครเข้ามาทำงานในออฟฟิศได้ตลอดเวลา
2. องค์กรมี Flexible Working Policy
สำหรับบางองค์กร การทำงานในรูปแบบ Hybrid นั้นยังคงต้องมีการกำหนดนโยบายในการเข้ามาทำงานของพนักงานจากผู้บริหารระดับสูง หรือ HR เพื่อให้สามารถติดตามพนักงานได้และเป็นระบบยิ่งขึ้น การกำหนดนโยบายบริษัทที่ใช้กับพนักงานทุกคนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการงานแบบ Hybrid ในระยะยาวหรือสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
โดยการกำหนดนโยบาย Flexible Working Policy หลักๆ ควรคำนึงถึง 2 ประเด็นใหญ่ๆ คือ 1) สถานที่ทำงานที่เหมาะสม 2) จำนวนวันที่เข้ามาทำงานในออฟฟิศ ซึ่งต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่ส่งเสริมให้เกิด Productivity ของแต่ละบุคคลหรือแผนกมากที่สุด
ตัวอย่างเช่น บริษัท HubSpot ที่กำหนดนโยบายการทำงานแบบ Hybrid ให้กับพนักงานแต่ละคน แบ่งตามลักษณะงานและความเหมาะสม ซึ่งได้แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบใหญ่ๆ
- @office คือ ทำงานเฉพาะที่ออฟฟิศอย่างเดียว
- @flex คือ เป็นการทำงานระยะไกลสลับกับการมาทำงานที่ออฟฟิศ
- @home คือ การทำงานระยะไกลเป็นส่วนใหญ่
3. การสร้างสำนักงานย่อย (Satellite Office)
ภาพจาก The Spuzz
ในบางองค์กรนั้นจะมีการสร้างออฟฟิศย่อยๆ หรือ Satellite Office กระจายอยู่ในพื้นที่ต่างๆ กันเพื่อส่งเสริมการการทำงานแบบ Hybrid และเพื่อให้พนักงานสะดวกในการเข้าไปทำงานมากยิ่งขึ้น นอกเหนือจากการทำงานที่บ้านหรือสำนักงานใหญ่
วิธีนี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากพื้นที่ที่ใกล้กับที่พักได้ ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดค่าเดินทาง และระยะเวลาในการเดินทางลง ช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น
หลายคนคาดการณ์ว่า Satellite Office จะได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากบริษัทต่างๆ มองหาการลดขนาดจากสำนักงานใหญ่ใจกลางเมือง เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถมีอิสระในการทำงานจากระยะไกลที่ไม่จำเป็นต้องทำจากที่สำนักงานใหญ่และเป็นการเพิ่มโอกาสทางธุรกิจด้วยเช่นกัน
COVID-19 ตัวเร่งให้เกิด Hybrid Working
ภาพจาก Essex.gov.uk
การแพร่ระบาดของ COVID-19 นั้นทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของการทำงานและสถานที่อย่างกระทันหัน และรวดเร็ว และเป็นตัวกระตุ้นให้องค์กรต้องหันมาปรับเปลี่ยนการทำงานใหม่
จากภาพ Diagram อธิบายไว้ว่าในช่วง Pre-COVID-19 ออฟฟิศจะเป็นสถานที่ทำงานประจำของทุกคน ซึ่งอาจจะมาการทำงานแบบ Remote บ้างเล็กน้อย แต่เมื่อเข้าสู่ในช่วงการระบาดของโรค (During COVID-19) ขึ้นทุกคนนั้นต้องเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้านแทน (Work from Home)
และในช่วงสุดท้าย คือช่วง Post-COVID-19 นั้นรูปแบบการทำงานนั้นจะเป็นการผสมผสานข้อดีของการทำงานทั้ง 2 แบบเข้าด้วยกัน ซึ่ง Hybrid Working Model นี้จะประกอบไปด้วย 3 สิ่งหลักๆ นั้นก็คือ
- People : ความต้องการของพนักงานต่อการทำงานในรูปแบบใหม่
- Place : สถานที่ตั้ง และพื้นที่ภายในออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นการจัดผังภายในออฟฟิศให้สอดคล้องกับรูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น Flexible Workplace หรือการสร้าง Satellite Office เป็นต้น
- Technology : เครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ในการบริหารจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบพร้อม Insight Data
โดยปัจจัยในเหล่านี้จะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยองค์กรในการปรับเปลี่ยน Hybrid Office ให้สมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ประโยชน์ของ Hybrid Working
ภาพจาก Live by Asseco
การทำงานแบบ Hybrid นั้นจะช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์มากมาย ในหลากหลายมิติทั้งในด้านของธุรกิจและพนักงาน
- Employee Flexibility
การให้ทางเลือกในการทำงานแก่พนักงาน จะช่วยให้พนักงานมีอิสระ และพึงพอใจในงานได้ เนื่องจากสามารถเลือกพื้นทีที่เหมาะกับการทำงานของแต่ละคนได้อย่างเหมาะสมที่สุด
- Attract New Talent
ดึงดูดพนักงานรุ่นใหม่ๆ ที่มีความสามารถให้อยากร่วมงานด้วย เนื่องจากสอดคล้องกับพฤติกรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ที่รักอิสระ และชอบในเทคโนโลยี
- Flexible Workplace
องค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบออฟฟิศให้เป็นรูปแบบ Flexible Workplace มากยิ่งขึ้น เพื่อส่งเสริมการทำงานในรูปแบบ Hybrid และ Productivity ในการทำงานของพนักงานให้ดียิ่งขึ้น
- Pandemic Prevention
การทำงานแบบ Hybrid Working มีส่วนช่วยป้องกันการแพร่กระจายของ COVID-19 และช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ในอนาคตหากเกิดโรคระบาดใหม่ขึ้น
- Maximize ROI Cost Saving สามารถลดค่าเช่าพื้นที่ของสำนักงานลงได้ เนื่องจากการทำงานรูปแบบ Hybrid นั้นจะทำให้ในอนาคตพื้นที่ในสำนักงานใหญ่นั้นจะมีขนาดเล็กลง แต่จะมีการเพิ่มสำนักงานย่อยๆ ตามพื้นที่ต่างๆ
เทคโนโลยีส่วนสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีต่อ Hybrid Working
เมื่อการทำงานแบบ Hybrid Working ไม่ได้ถูกจำกัดเพียงออฟฟิศเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป การบริหารจัดการคนและพื้นที่ในหลายๆแห่งจะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมากยิ่งขึ้น หากไม่มีระบบหรือเทคโนโลยีเข้ามาจัดการ
เทคโนโลยีจึงเป็นสิ่งที่หลายองค์กรหันมาให้ความสำคัญและลงทุน เพราะเทคโนโลยีจะช่วยให้การทำงานแบบ Hybrid Working เป็นระบบมากขึ้นผ่านระบบเดียว ลดเวลาในการจัดการของผู้ดูแลหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง อย่างเช่นระบบ “Workplace Plus” แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้องค์กรบริหารคนและพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การทำงานแบบ Hybrid Working
โดย Workplace Plus จะประกอบไปด้วยหลากหลายโซลูชัน ไม่ว่าจะเป็น ระบบจองห้องประชุม ระบบจองโต๊ะส่วนกลาง ระบบ Smart Locker หรือระบบบันทึกผู้มาติดต่อ พร้อมทั้งช่วยให้องค์กรสามารถปรับ Flexible Working Policy ได้ตั้งแต่ระดับแผนก ไปจนถึงรายบุคคลและปรับปรุงนโยบายให้เหมาะสมได้จาก Data ในระบบ และสามารถเชื่อมต่อกับระบบ API และ 3rd Party องค์กรได้ รวมถึงฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่รองรับและเติมเต็มการทำงานแบบ Hybrid ให้กับแต่ละองค์กรได้อย่างสมบูรณ์แบบ
สรุป
จะเห็นได้ว่าการทำงานแบบ Hybrid Working ทำให้พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงานที่เกิด Productivity สูงที่สุด รวมถึงเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคตหากมีการหยุดชะงัก เช่น การเกิดโรคระบาดครั้งใหม่ เป็นต้น การทำงานแบบ Hybrid จึงเป็นทางเลือกที่หลายองค์กรกำลังนำมาปรับใช้ ควบคู่กับการนำเทคโนโลยีอย่างเช่น Workplace Plus มาใช้บริหารจัดการพนักงานและพื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
Co Desk ระบบริหารพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศของคุณที่ตอบโจทย์ Hybrid Office รูปแบบออฟฟิศสมัยใหม่ในยุค New Normal สร้างเสริม Employees Experience ให้กับพนักงาน
สำหรับองค์กรใดที่สนใจต้องการนำเทคโนโลยีมาช่วยบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Facebook : Co Desk Workplace
